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這里著重要談的是一個團隊跟供應(yīng)商團隊溝通時的一個準(zhǔn)則，那就是：管道一致，嘴巴要嚴(yán)。比如說，幾個人一起跟供應(yīng)商面對面的談判一份合同和價位。這時，大家事先應(yīng)該要溝通好，哪些談判目標(biāo)的底線是什么，哪些內(nèi)容大家的一致觀點是什么。最忌諱的是，事先沒有溝通，各自為政，甚至當(dāng)著供應(yīng)商的面，就吵起來，可以想象談判的效果，和在供應(yīng)商面前的形象。再比如，去供應(yīng)商那邊拜訪時，可能會有其他部門的人，比如工程部門的人，這時一定要跟工程部門的人說好，他哪些話可以說，那些不能說。因為，供應(yīng)商的銷售很精明的，他們知道最大的缺口就在工程部門，他們在跟工程部門的不經(jīng)意的對話中已經(jīng)掌握到了非常多的有關(guān)這筆業(yè)務(wù)的大量信息，可以想象接下來，采購幾乎沒得談了。
第十招，有沖突/問題，需要馬上解決)?
有時候采購方跟供應(yīng)商之間難免有沖突，這時供應(yīng)商會提出來，或采購方的其他部門會提出來，或者采購員自己就發(fā)現(xiàn)跟供應(yīng)商之間有沖突了，這時的招數(shù)是：有沖突/問題，需要馬上解決。最不好的情況是，對問題視而不見，掩耳盜鈴，認(rèn)為事情終究會過去，似乎他們認(rèn)為無為而治。這是最不可取的一種解決辦法。供應(yīng)商和采購方之間確實是一個很奇妙的關(guān)系。供應(yīng)商有銷售員作代表，采購方由采購員在做代表，各為其主。一件事情來了，放在那里也許不會對公司有多大的影響，但是對銷售員就是一個天大的事情，比如說應(yīng)付帳款。銷售員找你說你們公司老是拖欠貨款，并威脅你再不付款，就不發(fā)貨了。你視而不見，掩耳盜鈴，認(rèn)為事情終究會過去。沒錯，大多數(shù)情況下，供應(yīng)商還是會發(fā)貨，但是可以想象，供應(yīng)商的銷售員對你、對你們公司是什么樣的想法。久而久之，你們公司的業(yè)務(wù)的吸引力也沒有了。還有處理問題和沖突的一個關(guān)鍵是：當(dāng)事情出來時，第一時間在最底層員工之間予以解決。另一方面，當(dāng)我們認(rèn)為供應(yīng)商有問題時，也是同樣的原則：需要馬上解決。比如，一但發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的質(zhì)量有問題，應(yīng)該馬上通知供應(yīng)商。一旦發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的交貨沒有按承諾的時間送貨，也應(yīng)該馬上通知供應(yīng)商，并嚴(yán)正告知他們這樣是不允許的。這也正是，管理供應(yīng)商的一個靈魂所在：管理供應(yīng)商的行為，讓他們的行為符合你們公司的要求。
第十一招，及時追蹤，書面為證?
這里想說的是，跟供應(yīng)商打交道一定要及時追蹤，并輔以書面的東西，作為日后的證據(jù)，否則十有八九日后會出問題。合同的執(zhí)行的追蹤，就不必羅嗦了，大家都會想到要追蹤，但是問題在于，如果合同一簽，以為萬事大吉，那就大錯特錯了。訂單也需要跟催，顯然電話不夠，還需要書面的：比如郵件或傳真等。還有，跟供應(yīng)商做完一個談判，需要馬上做一個會議紀(jì)要，先發(fā)制人。另外，跟供應(yīng)商舉行完一個會議，最好搶先發(fā)出會議紀(jì)要，并予以跟蹤實施。尤其是，跟供應(yīng)商談索賠，必須馬上跟蹤，否則過一陣子，供應(yīng)商要么忘了，要么反悔。這一招精髓是：供應(yīng)商答應(yīng)你的事情，馬上追蹤、辦掉，免得夜長夢多。